Digitale Schichtplanung in der Firma - Darum macht sie Sinn

Die Digitalisierung schreitet in sämtlichen Bereichen immer weiter voran, doch auch heute erfassen einige Unternehmen die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter immer noch per Hand.

Aus diesem Grund möchten wir Ihnen in diesem Beitrag verraten, weshalb der Einsatz einer digitalen Schichtplanung in Unternehmen einen Sinn ergibt.

Was genau ist ein Schichtplan?

Ein Schichtplan dient dazu, um die Abläufe der Prozesse in einem Unternehmen sicherzustellen. Zu diesem Zweck werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in einem Schichtplan vermerkt, wodurch sich eine Übersicht der unterschiedlichen Schichten ergibt.

Darüber hinaus finden sich auch Angaben zu Feiertagen, Überstunden oder Abweichungen in dem Schichtplan, sodass die Abläufe in einem Unternehmen strukturiert und verständlich dargestellt werden können. Auf diese Weise trägt ein Schichtplan dazu bei, die Produktivität sowie die Qualität zu optimieren und wirkt sich somit direkt auf die Ziele des Unternehmens aus.

Wie funktioniert ein digitaler Schichtplan?

Ein Schichtplan erinnert optisch ein wenig an eine Excel-Tabelle, mit dem Unterschied, dass die Anwesenheit von Mitarbeiter automatisch koordiniert werden kann. Dadurch wird der Personaleinsatz flexibilisiert und der Schichtplan kann jederzeit in Echtzeit angepasst werden, worüber die betreffenden Mitarbeiter durch Push-Benachrichtigungen informiert werden.

Die Vorteile der Schichtplan-Software von Papershift

Eine Software zur Erstellung von Schichtplänen steht unter auf Papershift.com zum Download bereit, die für einen Zeitraum von 14 Tagen kostenlos genutzt werden kann. Unternehmen, welche die Schichtplan-Software von Papershift nutzen, profitieren dabei von einer Reihe von Vorteilen, die wir Ihnen im Folgenden verraten möchten.

Geringerer Arbeitsaufwand

Digitale Schichtpläne können deutlich einfacher gepflegt werden, was für einen geringeren Arbeitsaufwand sorgt. Denn mithilfe einer Schichtplan-Software können Verfügbarkeiten und Abwesenheiten ganz einfach erfragt werden und vorhandene Pläne lassen sich ganz einfach auf andere Wochen übertragen.

Dabei ist die Software dazu in der Lage, Überschneidungen zu erkennen und abwesende Mitarbeiter werden gekennzeichnet, damit diese nicht eingeplant werden. Auf diese Weise können Fehler reduziert werden, was den Zielen des Unternehmens zugute kommt.

Überall einsehbar

Ein weiterer großer Vorteil eines digitalen Schichtplans ist der, dass dieser zu jeder Zeit und von überall eingesehen werden kann. Das funktioniert wahlweise mit einem Laptop, einem Smartphone oder auf einem Tablet, wodurch die Mitarbeiter rund um die Uhr auf den Schichtplan zugreifen können. Sofern während einer Schicht ein Mitarbeiter ausfällt oder der Schichtplan aktualisiert wird, werden die betreffenden Mitarbeiter über die vorgenommenen Änderungen benachrichtigt.

Schnell und effizient

Bei der Erstellung von einem Schichtplan per Hand muss immer zunächst geprüft werden, welche Mitarbeiter für eine Schicht infrage kommen. Ein digitaler Schichtplan ermöglicht es, die Mitarbeiter in die Planungen mit einzubeziehen, wodurch diese ihren Urlaub beantragen, sich auf unbesetzte Schichten bewerben oder Schichten untereinander tauschen können. Auf diese Weise können Schichten deutlich schneller besetzt werden, was keinen erhöhten Kommunikationsaufwand bedeutet.

Einhaltung der Vorschriften

Bei der Erstellung eines Dienstplans sollten immer auch die gesetzlichen Vorschriften beachtet werden. Dazu gehören unter anderem Vorschriften in Bezug auf Pausen- oder Arbeitszeiten, welche mithilfe eines digitalen Schichtplans automatisch berücksichtigt werden.

Der Anwender kann sich mit dem eigenen Smartphone an- und abmelden und von der Software werden in der Folge automatisch die Pausenzeiten erfasst. Darüber hinaus ermöglicht eine Schichtplan-Software das Abspeichern und Ausdrucken von Dienstplänen im PDF-Format, was dem Anwender die Dokumentationspflicht erleichtert.

Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit
Eine Schichtplanung sorgt nicht selten für ein hohes Konfliktpotenzial, da nur selten die Wünsche sämtlicher Mitarbeiter berücksichtigt werden können. Bindet man die Mitarbeiter allerdings in den Prozess der Erstellung mit ein, dann verbessert sich dadurch sowohl die Motivation als auch die Bindung der Mitarbeiter zu dem eigenen Unternehmen. Die erhöhte Transparenz trägt nämlich dazu bei, dass die Mitarbeiter die Planungen besser nachvollziehen können.

Vermeidung von Fehlern

Schichtpläne, die per Hand erstellt werden, sind in der Regel äußerst anfällig, was Fehler bei der Planung betrifft, wodurch es schon mal zu Überschneidungen kommen kann, die oftmals erst erkannt werden, wenn es zu spät ist.

Dagegen weist eine digitale Schichtplan-Software den Anwender darauf hin, sofern es während der Planung zu Überschneidungen und anderen Ungereimtheiten kommt.

Guter Überblick

Nicht zuletzt trägt eine digitale Schichtplan-Software zu einem besseren Überblick für alle Beteiligten bei, wodurch unnötige Kommunikationswege vermieden werden. Das vereinfacht die Abläufe innerhalb des Unternehmens und Ressourcen lassen sich genau dort einplanen, wo diese benötigt werden.